Nebenkostenabrechnung für Vermieter: Die Zwölf-Monats-Frist
Für die Nebenkostenabrechnung 2025 bleibt Vermietern bis zum 31. Dezember 2026. Danach sind Nachforderungen in der Regel weg. Guthaben für den Mieter bleiben aber bestehen.
Was das Gesetz zur Nebenkostenabrechnung verlangt
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen (§ 556 Abs. 3 BGB). Ist der Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr 2025, endet die Frist am 31. Dezember 2026. Nach Fristablauf können Sie Nachzahlungen nur noch fordern, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben. Dazu zählt etwa, dass Ihnen der Bescheid der Stadt für die Grundsteuer erst später zugegangen ist. Auf einen vergessenen Termin kann man sich dagegen nicht berufen.
Was in die Nebenkostenabrechnung gehört
Eine Abrechnung ist nur dann wirksam, wenn der Mieter sie nachrechnen kann. Dazu gehören die Gesamtkosten je Kostenart, der Verteilerschlüssel, der Anteil des Mieters, die gezahlten Vorauszahlungen und das Ergebnis. Eine Abrechnung, die nur Endsummen nennt, ist angreifbar, auch wenn sie pünktlich ankommt.
Heizkosten in der Nebenkostenabrechnung
Wer Heizung und Warmwasser zentral liefert, muss verbrauchsabhängig abrechnen, mit Zählern oder Verteilern. Ein Teil der Kosten, zwischen 50 und 70 Prozent, ist dabei nach Verbrauch zu verteilen. Rechnet der Vermieter nicht nach Verbrauch ab, darf der Mieter seinen Anteil an den Heizkosten um 15 Prozent kürzen (Heizkostenverordnung, § 12).
Die Frist des Mieters
Auch der Mieter hat zwölf Monate Zeit: Einwendungen muss er innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung erheben. Er darf Belege einsehen, also Rechnungen und Verträge, und zwar beim Vermieter oder bei der Verwaltung. Ein Foto der Belege per E-Mail reicht in der Regel aus, wenn beide zustimmen.
Das heißt für Sie als Vermieter: Eine Abrechnung, die im Dezember rausgeht, kann noch ein Jahr später beanstandet werden. Heben Sie deshalb alle Belege mindestens bis zum Ende dieser Frist auf, am besten länger. Fehlt ein Beleg, wenn der Mieter ihn sehen will, haben Sie ein Problem.
Was die Verwaltung bei der Nebenkostenabrechnung tut
Wir führen für jedes Haus einen festen Kalender, sammeln die Belege über das Jahr und rechnen aus den Zählerständen ab, bevor Nachforderungen in Gefahr geraten. Bei der Mietverwaltung rechnen wir normalerweise im ersten Halbjahr ab, damit bis zum Fristende Reserve bleibt. Bei einem Eigentümerwechsel oder Verwalterwechsel mitten im Jahr klären wir vorher schriftlich, wer die Abrechnung macht. Auch beim Verwalterwechsel in der Eigentümergemeinschaft ist das ein Punkt, den man früh regeln sollte.
Beispiel: So laufen die Fristen für 2025 und 2026
Der Abrechnungszeitraum 2025 endet am 31. Dezember 2025. Die Abrechnung muss bis zum 31. Dezember 2026 beim Mieter sein. Geht sie am 15. Dezember 2026 raus, kann der Mieter noch bis zum 15. Dezember 2027 Einwendungen erheben. Für 2026 beginnt die Uhr entsprechend ein Jahr später. Wer mehrere Häuser hat, trägt am besten alle Termine in einen gemeinsamen Kalender ein und setzt die Erinnerung auf den 30. September.
Typische Fehler in der Nebenkostenabrechnung
Häufig scheitern Abrechnungen an Kosten, die der Mietvertrag nicht vorsieht. Umlagefähig sind nur Betriebskosten, die dort vereinbart sind, zum Beispiel Grundsteuer, Wasser, Müll, Hausmeister oder Gartenpflege. Reparaturen und Verwaltung gehören nicht dazu. Achten Sie außerdem auf die Wohnfläche, auf Leerstand und auf Mieterwechsel im Jahr. Wer hier sorgfältig arbeitet, vermeidet den größten Teil der Streitfälle.
Was nach der Abrechnung passiert
Ergibt die Abrechnung eine Nachzahlung, wird sie nach Ablauf einer angemessenen Frist fällig, meist nach einigen Wochen. Ein Guthaben zahlen Sie dem Mieter aus oder verrechnen es mit der Miete. Nutzen Sie die Gelegenheit, auch die Vorauszahlungen anzupassen: Sie dürfen sie nach einer Abrechnung auf einen angemessenen Betrag erhöhen oder senken, wenn die Abrechnung das rechtfertigt. So vermeiden Sie hohe Nachzahlungen im nächsten Jahr.
Fristen und Mindestangaben im Einzelfall sollten Sie mit Ihrem Anwalt oder Steuerberater klären. Das hier ist ein Überblick.