Nebenkostenabrechnung für Vermieter: Die Zwölf-Monats-Frist
Für die Betriebskostenabrechnung 2025 bleibt Vermietern bis zum 31. Dezember 2026. Danach sind Nachforderungen in der Regel weg. Guthaben für den Mieter bleiben aber bestehen.
Was das Gesetz verlangt
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen (§ 556 Abs. 3 BGB). Ist der Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr 2025, endet die Frist am 31. Dezember 2026. Nach Fristablauf können Sie Nachzahlungen nur noch fordern, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben. Dazu zählt etwa, dass Ihnen der Bescheid der Stadt für die Grundsteuer erst später zugegangen ist. Auf einen vergessenen Termin kann man sich dagegen nicht berufen.
Was in die Abrechnung gehört
Eine Abrechnung ist nur dann wirksam, wenn der Mieter sie nachrechnen kann. Dazu gehören die Gesamtkosten je Kostenart, der Verteilerschlüssel, der Anteil des Mieters, die gezahlten Vorauszahlungen und das Ergebnis. Eine Abrechnung, die nur Endsummen nennt, ist angreifbar, auch wenn sie pünktlich ankommt.
Die Heizkosten
Wer Heizung und Warmwasser zentral liefert, muss verbrauchsabhängig abrechnen, mit Zählern oder Verteilern. Ein Teil der Kosten, zwischen 50 und 70 Prozent, ist dabei nach Verbrauch zu verteilen. Rechnet der Vermieter nicht nach Verbrauch ab, darf der Mieter seinen Anteil an den Heizkosten um 15 Prozent kürzen (§ 12 Heizkostenverordnung).
Die Frist des Mieters
Auch der Mieter hat zwölf Monate Zeit: Einwendungen muss er innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung erheben. Er darf Belege einsehen, also Rechnungen und Verträge, und zwar beim Vermieter oder bei der Verwaltung. Ein Foto der Belege per E-Mail reicht in der Regel aus, wenn beide zustimmen.
Was eine Verwaltung dabei tut
Wir führen für jedes Haus einen festen Kalender, sammeln die Belege über das Jahr und rechnen aus den Zählerständen ab, bevor Nachforderungen in Gefahr geraten. Bei der Mietverwaltung rechnen wir normalerweise im ersten Halbjahr ab, damit bis zum Fristende Reserve bleibt. Bei einem Eigentümerwechsel oder Verwalterwechsel mitten im Jahr klären wir vorher schriftlich, wer die Abrechnung macht.
Fristen und Mindestangaben im Einzelfall sollten Sie mit Ihrem Anwalt oder Steuerberater klären. Das hier ist ein Überblick.